Daňová evidencia je určená pre podnikateľov, ktorí v predchádzajúcom zdaňovacom období nezarobili v hrubom viac ako 170-tisíc eur. Zároveň podnikanie musia vykonávať samostatne bez zamestnancov. Zákon im v takom prípade prikazuje viesť evidenciu o príjmoch a daňových výdavkoch v časovom slede vrátane prijatých a vydaných dokladov, ktoré spĺňajú náležitosti účtovných dokladov, ďalej musia viesť evidenciu o hmotnom majetku a nehmotnom majetku, využívaných na podnikanie, a evidenciu o zásobách, pohľadávkach a záväzkoch.
Evidencia o príjmoch a výdavkoch je najjednoduchšia. Živnostníkovi stačí, ak si do tabuľky bude pod seba zapisovať všetky svoje výdavky a príjmy. Na rozdiel od účtovníctva ich nemusí rozdeľovať podľa druhu na jednotlivé účty.
Do evidencie o hmotnom a nehmotnom majetku sa uvádzajú údaje o dlhodobom hmotnom majetku, za ktorý sa považujú najmä nehnuteľnosti ako pozemky, stavby, byty či nebytové priestory. Takisto ním môžu byť aj hnuteľné veci a ich cena je vyššia ako 1 700 eur a doba použiteľnosti dlhšia ako jeden rok. Medzi dlhodobý nehmotný majetok zase patria napríklad počítačové programy, rôzne oceniteľné práva či aktivované náklady na vývoj v prípade, že majú dobu použiteľnosti dlhšiu ako jeden rok a ich cena je vyššia ako 2 400 eur. Ak podnikateľ nemá dlhodobý hmotný a nehmotný majetok, nemusí viesť túto evidenciu.
Do evidencie o zásobách sa uvádza materiál, vlastná výroba, zvieratá a tovar. V evidencii o pohľadávkach zase podnikateľ zapisuje pohľadávky, ktoré má on voči ostatným subjektom. Ide predovšetkým o predaj, za ktorý dostane zaplatené neskôr. To znamená, že niekomu dodá tovar alebo službu a vystaví faktúru, ktorá má určitú lehotu splatnosti. Po zaplatení tejto faktúry pohľadávka zaniká. Naopak, do evidencie o záväzkoch zase uvádza, koľko on dlhuje ostatným firmám.
Podnikatelia môžu na vedenie evidencie využiť účtovný softvér. V prípade, že nemajú veľa faktúr, postačí im aj jednoduchá tabuľka, do ktorej budú všetko zapisovať.
Bez ohľadu na to, či živnostník vedie účtovníctvo, alebo daňovú evidenciu, výška jeho dane by mala byť rovnaká. Do nákladov si totiž v oboch prípadoch možno dávať rovnaké výdavky.
Ktoré výdavky môžete dať do nákladov a ktoré nie
Za daňový výdavok sa považuje výdavok (náklad) preukázateľne vynaložený na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov, zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka alebo zaevidovaný v daňovej evidencii.
Ak výšku výdavku limituje osobitný predpis, napr. zákon o cestovných náhradách, možno ho zahrnúť do daňových výdavkov najviac do výšky tohto limitu. Pokiaľ uplatnenie výdavku upravuje špecificky zákon o dani z príjmov, preukázateľne vynaložený výdavok možno zahrnúť do daňových výdavkov len v rozsahu a za podmienok určených v zákona o dani z príjmov.
Musí teda existovať súvislosť výdavku s dosiahnutými príjmami, výdavok musí byť preukázateľne vynaložený a zaúčtovaný, uplatnený len do výšky limitu, ak zákon neustanovuje inak.
V zákone o dani z príjmov nie sú daňové výdavky vymenované taxatívnym spôsobom. V princípe sa rešpektuje ich zaúčtovanie v súlade s účtovnými predpismi. Zákon špecifikuje najmä tie druhy výdavkov, ktorých daňové posudzovanie sa líši od ich účtovania.
Daňovými výdavkami nie sú (§ 21 ods. 1 zákona o dani z príjmov) výdavky, ktoré nesúvisia so zdaniteľnými príjmami, aj keď ich vo výdavkoch daňovník účtoval, výdavky, ktorých vynaloženie nie je dostatočne preukázané, a ďalej výdavky, ktoré sú v danom paragrafe priamo uvedené, napríklad:
- výdavky na obstaranie hmotného majetku, nehmotného majetku a hmotného majetku a nehmotného majetku vylúčeného z odpisovania,
- výdavky na zvýšenie základného imania vrátane splácania pôžičiek,
- úplatky alebo iné neoprávnené výhody poskytnuté inej osobe priamo alebo sprostredkovane aj vtedy, ak v príslušnom štáte je poskytnutie takéhoto úplatku alebo inej neoprávnenej výhody obvykle tolerované,
- výdavky presahujúce limity ustanovené zákonom o dani z príjmov alebo osobitnými predpismi a výdavky vynaložené v rozpore s týmto zákonom alebo s osobitnými predpismi,
- výdavky na reprezentáciu okrem výdavkov na reklamné predmety v hodnote neprevyšujúcej 16,60 eura za jeden predmet,
- výdavky na osobnú potrebu daňovníka vrátane výdavkov na ochranu osoby daňovníka a blízkych osôb daňovníka, na ochranu majetku daňovníka, ktorý nie je súčasťou obchodného majetku daňovníka, a majetku blízkych osôb daňovníka,
- výdavky vynaložené na príjmy nezahŕňané do základu dane.
Príklady výdavkov, ktoré si môžu živnostníci odpočítať z daňového základu
hrubé mzdy zamestnancov a poistné na zdravotné a sociálne poistenie, ktoré je povinný platiť zamestnávateľ za zamestnancov,
povinné poistné na zdravotné a sociálne poistenie platené za živnostníka,
výdavky týkajúce sa výkonu činnosti v inom mieste, ako je miesto pravidelného vykonávania činnosti, a to najviac vo výške podľa zákona o cestovných náhradách; ide o výdavky na stravovanie, ubytovanie, cestovné dopravnými prostriedkami, nevyhnutné výdavky spojené s pobytom v tomto mieste a v prípade použitia vlastného osobného motorového vozidla nezahrnutého do obchodného majetku aj výdavky do výšky náhrady za spotrebované pohonné látky podľa cien platných v čase ich nákupu a základná sadzba náhrady,
výdavky na stravovanie za každý odpracovaný deň, ak vykonáva činnosť vo svojom obvyklom mieste, napr. vo svojej dielni, kancelárii a pod.,
odpisy hmotného alebo nehmotného majetku,
nájomné a provízie za sprostredkovanie,
miestne dane (napr. daň z nehnuteľností, daň z motorových vozidiel) a miestne poplatky,
výdavky na reklamu,
výdavky, ktoré je daňovník povinný uhradiť podľa osobitného predpisu – ide napr. o náhradu príjmu vyplácanú zamestnávateľom zamestnancovi počas prvých desiatich dní dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca, ďalej koncesionárske poplatky a pod.