Účtovné doklady preukazujú, že účtovný prípad nastal, sú prostriedkom pri zisťovaní základu dane z príjmov a niektoré slúžia pre účely dane z pridanej hodnoty. Ich nesprávnosť, strata alebo zničenie môže mať pre podnikateľa sankčné dôsledky až do výšky 10 000 eur zvýšené o dodatočné dorubenia daní. Tak to definuje zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Rada znie: náležitá starostlivosť venovaná obehu účtovných dokladov, dôkladnej kontrole, dostatočnej ochrane a dodržanie predpisov pri ich archivovaní minimalizuje riziko pokút alebo dodatočných odvodov daní.
Účtovná dokumentácia: problém s vyblednutými pokladničnými blokmi
V súvislosti s účtovnou dokumentáciou (vrátane účtovných dokladov) je každý podnikateľ povinný zabezpečiť ochranu proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Povinnosťou podnikateľa je taktiež zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.
Blednutie textu na pokladničných blokoch je problémom už niekoľko rokov. Účtovný doklad musí byť čitateľný, preukázateľne dokazovať skutočnosť a účtovná jednotka je povinná zabezpečiť jeho trvalosť a zároveň neporušiť jeho obsah. Slováci sú vynaliezaví a tak sa problém s miznúcim textom snažili a stále snažia riešiť kopírovaním, alebo skenovaním daného dokladu. Aj kvôli tejto technickej nedokonalosti zákon o ERP ukladá povinnosť používať do ERP pásku, ktorá zabezpečí uchovanie údajov 5 rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom boli doklady vyhotovené. Podľa oficiálneho stanoviska finančnej správy, kopírovanie bločkov nie je v súlade so zákonom.
Príklad 1
Daňovník postrehol, že časť pokladničného bloku začína blednúť a text prestáva byť dostatočne čitateľný. Ako postupovať?
Akceptovateľným riešením je kopírovanie pokladničných dokladov z ERP a ich uchovávanie spolu s originálnym pokladničným dokladom. Len kópia či sken nepostačuje.
Príklad 2
Podnikateľ odovzdal zákazníkovi pokladničný doklad, ktorý však po čase vybledol a zostal nečitateľný. Dochádza v tomto prípade k porušeniu zákona o ERP?
Podľa vyjadrenia finančnej správy, jednou zo zákonných požiadaviek pre elektronickú a virtuálnu registračnú pokladňu (ERP/VRP) je aj umožnenie vytlačenia tlačových výstupov (pokladničný doklad/ blok) čitateľných po dobu piatich rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom boli vyhotovené.
Na základe uvedeného, pokladničné doklady vydané zákazníkovi musia byť vyhotovené tak, aby boli čitateľné po dobu piatich rokov, t j. podnikateľ je povinný tlačiareň zabezpečiť takou páskou, u ktorej výrobca garantuje uchovanie údajov v lehote ustanovenej zákonom o ERP.
Zdroj: Profit365.sk